Digitaliser le parcours d’intégration des collaborateurs via une plateforme en ligne

Habitat 76 est l’office public pour l'habitat du Département de Seine-Maritime. Gérant plus de 30 000 logements, sa mission est d'offrir un accès à la location et à la propriété tout en garantissant une qualité de service.

L’organisme nous a sollicité pour développer une plateforme web permettant d’accueillir les nouveaux collaborateurs de façon conviviale et complète tout en automatisant leurs processus d’intégration.

Le parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs amenés à travailler chez Habitat 76 se déroule en deux étapes.

La phase de pré-intégration de nouveaux arrivants

Cette phase se déroule sur une plateforme dédiée et consiste à débloquer différents éléments pour pouvoir accéder à l'intégration.
L’ouverture de la plateforme de pré-intégration se fait avant l’arrivée sur site du collaborateur. Elle donne au nouvel arrivant des informations utiles avant son arrivée ainsi qu’un avant-goût de son nouvel environnement de travail :

• vidéo de bienvenue
• galerie photos d’événements passés
• carte des territoires d’Habitat 76
• espace documentaire
• informations pratiques pour l’arrivée sur site le premier jour
   

Lorsque sa date de début du contrat est atteinte, le nouveau collaborateur bascule automatiquement vers la plateforme d’intégration.

Cet environnement entièrement digitalisé a pour vocation de former l’ensemble des nouveaux arrivants aux bonnes pratiques. Au travers de différents parcours, la plateforme les invite à se mettre dans la peau de différents personnages pour comprendre leurs besoins et les enjeux associés aux questions du logement. 

Le parcours d'intégration avec les différentes séquences 

La partie commune pour tous les collaborateurs

Le parcours commun est le même pour l'ensemble des collaborateurs d'Habitat 76.

Il offre un accès à de nombreuses sessions prenant la forme de scénettes interactives simulant un environnement réel : infobulles, dialogues avec des personnages et animations ludiques. 

Dans chaque session, les utilisateurs sont amenés à répondre à des QCM pour valider leurs connaissances. Après chaque réponse, le système indique la bonne réponse et apporte des compléments d’information.

Ensuite, un débrief oral est proposé pour synthétiser les informations importantes et apporter tous les compléments dont l’utilisateur a besoin.

Se mettre dans la peau des résidents pour mieux comprendre leurs besoinS

Le personnage de Léa joue le rôle de la locataire dans le jeu "Vis ma vie de locataire". Elle est étudiante et doit trouver son premier logement.

Le collaborateur est amené à visualiser, au cours de 14 sessions, les étapes parcourues par la future locataire. Chaque session est clôturée par un quiz qui permet de valider si les informations ont bien été acquises.

Un QCM final est également proposé à l’issue des différentes sessions. Le collaborateur peut visualiser son pourcentage de réussite et éventuellement repasser le quiz si son score est insuffisant. Afin de pouvoir progresser, il est invité à consulter les réponses avec toutes les explications utiles pour pouvoir progresser.

Se mettre dans la peau des collaborateurs d'Habitat 76

Le personnage de Léo joue le rôle du collaborateur dans le jeu "Vis ma vie de collaborateur". Il est monteur d'opérations immobilières. C'est son premier jour au sein d'Habitat 76.

“La plateforme a pour rôle de l’accompagner dans son parcours d'intégration au sein de l'office et lui permettre de mener à bien son premier projet qui est la construction de la résidence "Acacias".”

Ce module est composé de 16 sessions présentant les différents services d'Habitat 76, ce qui lui permet de se familiariser avec l'organisation de l'office avant son arrivée. Il pourra ainsi intégrer son poste dans les meilleures conditions.

Le jeu est également clôturé par un quiz de connaissances sur l'organisation de l'office. Par exemple, dans la session sur les systèmes d'information, le nouveau collaborateur est informé du service à contacter en cas de problème informatique.

Le parcours d’intégration des chargés de sites

En tant que référent terrain de leurs secteurs, les gestionnaires de site disposent d'un parcours dédié qui est plus complet que celui des autres publics.

Une combinaison de formation sur site et d’onboarding digital

Leur période d’intégration commence par une formation de deux semaines avec le chargé de site itinérant. Ensuite, ils doivent compléter un parcours en ligne sur la plateforme avant d'être immergés dans la réalité du terrain.

“Le parcours d'acquisition de connaissances est personnalisé en fonction des réponses données pour permettre une meilleure progression de l'utilisateur.”

La formation en ligne est articulée autour de 3 thématiques :

• Gestion locative : préparer une visite commerciale, attribuer un logement, effectuer un état des lieux, gérer un bail...
• Technique : recueillir des réclamations, gérer les travaux d'entretien, problème de chauffage...
• Management : animer les équipes, mener des entretiens de suivi, recruter des collaborateurs...

Le cas concret de la visite commerciale

Dans l'une des missions proposées sur la plateforme, le gestionnaire doit se préparer à réaliser sa première visite commerciale. Le module l’aide à préparer cette visite en le mettant dans différentes situations pour lesquelles il doit acquérir les bons réflexes.

Après avoir répondu à une première question théorique, le futur chargé de site est soumis à une question pratique sous forme de QCM ou de jeu.

• QCM : l'utilisateur est par exemple amené à sélectionner dans une liste le matériel dont il a besoin pour effectuer sa première visite.
• Mini jeux interactif : l'utilisateur doit positionner des post-it ou relier des éléments entre eux de façon très visuelle.

Des éléments ludiques et un parcours d'apprentissage personnalisé

Les questions sont affichées de manière interactive en combinant du texte et des illustrations animées avec des personnages pour offrir une mise en situation. Les formats de questions sont diversifiés pour créer de l’engagement et rompre avec la monotonie d’un long QCM.

“En diversifiant les méthodes d’apprentissage et en ajoutant des éléments de gamification, on facilite l'acquisition des connaissances. Le processus d'apprentissage devient plus ludique."

Dans une optique de personnalisation, le parcours de formation s’adapte au niveau des utilisateurs. Si le gestionnaire a bien répondu à une question, il peut progresser. S'il a buté sur une question, la plateforme l'invite à approfondir certaines notions avant de passer à la suite.

Enfin, lorsque la plateforme détecte que le gestionnaire est prêt à passer sa première visite commerciale, et donc a complété son parcours, elle l'invite à visualiser son score et affiche un récapitulatif de toutes les bonnes réponses.

Le module d'administration de la plateforme

Les administrateurs de l’outil ont la possibilité de gérer les utilisateurs, les documents de la boîte à outils et l’intégralité des parcours d’intégration.

Des sessions de jeux entièrement paramétrables

Tous les jeux sont paramétrables dans l'administration au niveau de l'onglet "Aventures". On y retrouve les trois parcours : locataire, collaborateur et chargé de site ainsi que les thématiques métiers.

Dans l'onglet “Modules” sont stockées toutes les sessions de jeux avec leurs différentes étapes et les vidéos d’animation.

Chaque étape est paramétrable de façon très précise en choisissant le type d'interaction.

• Dialogue : on saisit le texte qui doit défiler dans les bulles et la musique de fond.
• QCM : on saisit les différentes questions et les bonnes réponses pour pouvoir évaluer les utilisateurs.
• Animations de transition et vidéos : ces formats peuvent être intercalées entre les étapes pour créer de l'animation et amener du rythme.

Une plateforme extrêmement modulable pour Habitat 76

Chaque jeu est 100% paramétrable par le client qui peut facilement ajouter de nouveaux jeux, de nouvelles questions ou revoir certains scénarios d'intégration. De nombreuses autres options sont disponibles sur le tableau de bord, ce qui offre une grande modularité aux administrateurs.

Chaque public dispose ainsi de son propre parcours d'intégration tout en étant regroupé au sein d’une plateforme commune, ce qui réduit les coûts et facilite la gestion.

“La plateforme a été pensée pour être entièrement personnalisable et s’adapter à tous les publics, ce qui permet à Habitat 76 d’être autonome dans la gestion de ses parcours d'intégration.”

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