Un outil digitalisé pour automatiser la gestion RH

Développer un outil web pour améliorer la performance

Utiliser un système de feedbacks pour évaluer les compétences managériales

Semafor est un cabinet de ressources humaines situé en Normandie et réalisant des missions d'accompagnement en ressources humaines pour le compte de ses clients.

Dans le cadre de ses missions, le cabinet accompagne des organisations comme la métropole de Rouen sur des sujets de management. Pour ce faire, leurs équipes utilisent un système de "feedbacks" qui permet à chaque manager d'être évalué sur ses compétences selon différents critères en lien avec le management.

Ces mêmes questions sont posées au manager lui-même ainsi qu’à ses collaborateurs, à savoir ses subalternes, son supérieur et les personnes situées au même niveau hiérarchique. L'idée de ce système est de confronter les opinions de chacun pour voir comment le manager est perçu au sein de son entreprise et pour évaluer le niveau de cohérence entre sa propre perception et celle de ses collaborateurs.

L'objectif final étant de permettre au manager de visualiser ses forces mais aussi de se remettre en question sur certains aspects qui lui permettront d’identifier des axes d'amélioration et progresser dans ses fonctions de manager.

Il existe différents niveaux de sessions pouvant aller de 90 à 360°, d’où le nom de l’application “Semafor 360”. Le niveau le plus élevé indique que l’on sollicite l'ensemble des collaborateurs en lien avec le manager évalué afin qu’ils répondent au questionnaire. Les autres niveaux (90, 180, 270...) font appel à des niveaux d'utilisateurs plus restreints, par exemple uniquement les subalternes ou uniquement les supérieurs.

Digitaliser les fonctions RH sur une plateforme web

Avant la mise en place de cet outil digitalisé, le cabinet utilisait des formulaires papier qui rendaient la gestion des données longue et laborieuse : perte potentielle d'informations, temps passé plus important, traitement manuel des informations, non réponse de certains participants...

C'est pourquoi Semafor nous a sollicité pour mettre en place une plateforme digitalisée entièrement dédiée à la gestion des ressources humaines qui permet d’automatiser la saisie des données, les envois de formulaires et le traitement des réponses. Ce système automatisé présente de nombreux avantages en termes d’efficacité, de gain de temps et de possibilités de générer des rapports automatiques en un temps record.

Le fonctionnement de la plateforme web pour la collecte de feedbacks

Cette plateforme web se compose de deux parties, à savoir :

• la partie dédiée à l'administrateur de Semafor qui lui permet de gérer les sessions, les questionnaires et les répondants
• l'autre partie dédiée à chaque collaborateur qui dispose d’un compte personnel pour répondre aux questionnaires.

Administration de la plateforme web RH

Lorsque l'administrateur se connecte à la plateforme, il visualise sur l'écran d'accueil la liste des clients pour lesquels il gère les ressources humaines.

Gestion des clients et des questionnaires

Il peut ajouter de nouveaux clients et visualiser ou créer des questionnaires. Des modèles sont mis à disposition pour être réutilisés et ainsi gagner du temps lors de la création de nouveaux questionnaires.

Chaque questionnaire comporte un titre ainsi qu'une échelle de notation, par exemple sur 5. Il peut être décliné en français et/ou en anglais et activé ou désactivé par l’administrateur.

Les textes d'introduction au questionnaire sont personnalisables, ce qui permet de détailler les consignes à suivre lors du remplissage du questionnaire. Les textes de fin de questionnaire peuvent, eux aussi, être personnalisés.

Envoi d’emails et de relances automatisées

Des emails automatiques sont envoyés aux différents publics auprès desquels on souhaite récolter les feedbacks. Pour ce faire, l'administrateur saisit un texte qui sera envoyé par email aux managers ainsi qu'aux différents répondants chargés de l'évaluer. Des champs automatiques permettent de personnaliser chaque email en affichant le nom de son destinataire.

Gestion des questions

Lors de la création du questionnaire, l'administrateur sélectionne un ensemble de questions pré-enregistrées et triées par thématique.

Dans la base de données de questions, l'administrateur peut ajouter, modifier ou supprimer des questions. Celles-ci sont regroupées au sein de compétences (leadership, accompagnement au changement, courage managérial...) qui elles-mêmes sont regroupées par thématiques.

Le fait d'avoir une base de données spécifiques aux questions permet une gestion centralisée ainsi que le réemploi d'une même question dans plusieurs questionnaires.

Gestion des collaborateurs

Dans l'onglet "bénéficiaires", s'affiche la liste de tous les collaborateurs d'une entreprise avec leur nom, prénom, adresse email ainsi que le nombre de sessions enregistrées.

Le système permet l'import de bénéficiaires en masse depuis un fichier Excel basé sur un modèle fourni dans l'application. L'ajout manuel d'un bénéficiaire est également possible.

L'onglet "Sessions" affiche la liste de toutes les sessions réalisées par les bénéficiaires avec la date de création, la date de lancement, le nom du questionnaire, le nombre de répondant ainsi que le statut (en cours ou terminé).

Création et lancement des sessions de questionnaires

Pour créer une nouvelle session, l'administrateur sélectionne :

• Le type de session de 90 à 360° selon les niveaux d'utilisateurs à solliciter
• Le bénéficiaire, à savoir la personne auditée
• Le questionnaire
• La langue du questionnaire
• La relance automatique
• La date d'évaluation
• Les répondants

Lorsque la session est lancée, les répondants reçoivent un email les invitant à répondre au questionnaire. Un système de relance permet d'envoyer un email automatique de façon nominative ou à l'ensemble des répondants.

À chaque nouvelle réponse au questionnaire, le nombre de répondants s'affiche au niveau de la session sous la forme "10/30" si 10 utilisateurs sur 30 ont déjà répondu au questionnaire. Le statut de la session passe à "Terminé" si tous les utilisateurs ont déjà participé. Ceci permet à l’équipe RH de visualiser l’état d’avancement de chaque campagne.

Réponse aux questionnaires RH par les répondants

Lorsque le répondant ouvre le questionnaire pour y répondre, chaque question s'affiche avec des options à sélectionner du type :

“Votre manager mène des projets et des initiatives auprès de ses équipes et de ses parties prenantes ” :

• Pas du tout d'accord
• Pas d'accord
• Neutre
• D'accord
• Tout à fait d'accord

Dans ce cas, le questionnaire propose cinq choix puisque l'administrateur a indiqué une échelle de notation sur 5.

Au fur et à mesure que chaque question est traitée, une jauge affiche le pourcentage d'avancement du questionnaire. À la fin du questionnaire, un message de remerciement ainsi que des informations complémentaires sont affichées.

Fonctions de reporting à destination du gestionnaire RH

Des fonctionnalités de reporting permettent de visualiser le nombre de sessions et de bénéficiaires, d'afficher un rapport global ou encore d'exporter les données sous Excel.

Toutes ces données peuvent ainsi être traitées par l'administrateur pour :

• évaluer l'état d'avancement des actions RH
• analyser le taux de participation
• préparer les rapports à destination des managers

En ce qui concerne le rapport destiné à chaque manager, il affiche dans un premier temps les données sur la participation avec le pourcentage de personnes ayant répondu aux questionnaires au sein de chaque groupe.

Des graphiques permettent également de visualiser les notes moyennes attribuées au manager par lui-même et ses collaborateurs, de manière globale ainsi que par thématique et compétence.

En fin de rapport, un graphique en forme de toile d'araignée synthétise l'ensemble des données en faisant une moyenne de tous les répondants sur chacune des compétences. Le manager peut ainsi identifier ses forces ainsi que les points sur lesquels il peut encore s'améliorer.

La courbe d'autodiagnostic et la courbe représentant la moyenne des autres répondants sont de couleurs différentes, ce qui permet de visualiser l'éventuel décalage de perception entre la vision du manager lui-même et la manière dont ses collaborateurs le perçoivent.

Ce rapport est remis au manager par l'équipe RH au cours d'un entretien durant lequel il doit réaliser un plan d'action personnel indiquant :

• les feedbacks qui lui ont fait le plus plaisir
• les feedbacks qui l'ont le plus étonné
• les forces qu'il souhaite développer
• les points de faiblesse sur lesquels il souhaite travailler

Des zones spécifiques dans le rapport sont prévues pour la saisie de ces données directement sur le rapport.

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