Application sur-mesure de gestion des temps dans l’industrie

Nous avons développé pour Ariel Industrie un outil métier en ligne pour permettre d’automatiser et de gérer leur système de pointage des heures.

Cette application réalisée entièrement sur-mesure permet à toutes les parties prenantes dans l’entreprise de saisir, valider et traiter de façon simplifiée un grand nombre d’informations.

Avant la mise en place de ce système informatisé, ces données étaient gérées manuellement via des feuilles de temps à récolter chaque semaine auprès des collaborateurs.

Chaque fin de semaine, les salariés devaient remplir une feuille en version papier listant leurs heures et leurs déplacements sur les chantiers. Ce document devait ensuite être transmis au service comptabilité basé au siège de l'entreprise.

Les difficultés rencontrées avant la mise en place de l’outil métier

Avant d’avoir accès à cette application web de gestion des temps, les salariés, et plus particulièrement le service comptabilité, faisaient face à différents problèmes.

Des pertes d'informations

Sur le plan logistique, faire circuler autant de documents papier est source de perte et d’oublis de la part des techniciens qui se déplacent régulièrement sur les chantiers.

Chaque semaine, le comptable éprouvait une grande difficulté à rassembler toutes les informations utiles. Bien souvent, une partie des feuilles de temps ne lui parvenaient pas.

Ces informations manquantes posaient des problèmes de gestion à l'entreprise :

• une perte d'informations importantes pour la comptabilité (gestion de la paie et facturation clients)
• l'impossibilité de valider les temps passés pour le manager.

Des traitements manuels longs et fastidieux

Une fois les feuilles transmises à la comptabilité, celles-ci devaient être pointées et vérifiées manuellement.

Un contrôle devait être réalisé au niveau des frais kilométriques et de repas. Cette vérification, bien que minutieuse, pouvait induire certaines erreurs humaines que l’informatique peut éviter.

Les avantages de l’application de gestion des temps pour l’industriel

Lors de la mise en place de ce nouvel outil, l’entreprise a constaté de nombreuses améliorations en matière de réactivité, d’exactitude des données et d’efficacité de traitement.

Cette solution en ligne étant informatisée et mise à la disposition de tous, il devient ainsi facile de saisir les informations et d’y accéder en quelques clics.

Une plateforme centralisée accessible par toutes les équipes

Pour répondre aux besoins de chacun, ce site en ligne dispose de différents niveaux de droits :

• les administrateurs de la plateforme qui gèrent les salariés, clients, chantiers…
• la comptabilité qui ajoutent et traitent les données
• les managers qui valident les heures
• les salariés qui saisissent leurs heures

Le fait d'avoir une application en ligne répond à un besoin de mobilité du personnel qui peut à tout moment remplir ses heures depuis son smartphone. L'application étant responsive, elle est accessible en ligne sur tout type de terminaux : PC, mobile et tablette.

Elle permet aussi de responsabiliser toutes les parties prenantes dans la saisie exhaustive des informations et dans la vérification des données.

Des données complètes et exploitables par la comptabilité 

La fonction d'export sur Excel permet à la compta d’obtenir très rapidement des informations précises grâce à un système de filtres.

Il est ainsi possible de réaliser des statistiques sur les coûts de chantiers ou encore d’exporter les données relatives à un salarié sur une période donnée. Cette agrégation de data simplifie grandement les calculs relatifs aux temps passés sur les chantiers.

Les données de pointage étant découpées par semaine d’activité, il est ainsi possible de ressortir avec précision les données d’une ou plusieurs semaines en particulier.

Une personnalisation complète pour simplifier le quotidien des équipes et éviter les erreurs

Cet outil digital répond parfaitement aux besoins et à l'organisation interne de l'entreprise qui doit gérer de nombreux chantiers pour ses clients.

Elle est conçue pour faciliter le travail quotidien des équipes, des managers et du personnel administratif qui doit traiter un grand nombre d'informations.

Par ailleurs, tous les systèmes de vérification de l'application permettent d'éviter les erreurs de saisie et donc la perte financière pour l'entreprise.

Le calcul automatique des distances fait économiser un temps précieux aux équipes lors de la saisie tout en éliminant la problématique d'abus éventuels.

Fonctionnement de l’application de pointage pour chaque public cible

Administration des clients, chantiers et collaborateurs

Les administrateurs de la plateforme ont accès à l’ensemble des paramétrages possibles, à savoir gérer le personnel, les clients et les chantiers.

Gestion des salariés

L'interface recense tous les salariés de l'entreprise pour lesquels est renseigné :

• son matricule
• ses coordonnées
• ses droits utilisateurs
• sa commune d’habitation
• le service auquel il est rattaché

La commune est une information importante puisqu'elle permet de calculer les frais kilométriques lors des déplacements sur les chantiers.

Gestion des clients

Les clients sont identifiés par un code client (nomenclature interne) et par le nom de l'entreprise.

Gestion des chantiers

Le code chantier est généré automatiquement par l'application à partir du numéro de portefeuille client, du code client et de l'index du chantier.

Ce code est ensuite repris dans les documents administratifs de l'entreprise, ce qui facilite la gestion interne des chantiers.

La fiche chantier comprend :

• le code chantier
• l'intitulé du chantier
• la ville associée

L'emplacement géographique permet de calculer automatiquement les frais de déplacement depuis le domicile du salarié.

La saisie des pointages par les salariés

Chaque salarié a accès à la liste de ses pointages et peut en saisir de nouveaux. Ces données sont classées par jour et par semaine, ce qui lui permet d'accéder rapidement aux données d’une période spécifique.

La procédure de saisie des heures

Pour saisir un nouveau pointage, le salarié choisit tout d'abord la journée de la semaine concernée.

Il entre ensuite son code chantier, ce qui récupère automatiquement le nom du client, du chantier et la distance entre son domicile et le lieu de l'intervention.

Lorsqu'il coche la case "Repas", les paniers moyens sont automatiquement calculés.

Il renseigne ensuite le nombre d'heures travaillées et le nombre d'heures de nuit s'il y en a.

Un champ libre de commentaire est proposé pour apporter des précisions utiles à la compta.

Le salarié peut aussi entrer ses congés, RTT, arrêts maladie et temps de formation dans l'application, ce qui facilite également la gestion RH. Les temps de repos étant décomptés sur les fiches de paie par exemple.

Les calculs automatiques de l’application

L'application vérifie automatiquement les informations saisies pour ne pas qu'il y ait d'incohérence. C'est le cas lorsque le salarié saisit trop d'heures dans une journée ou qu’il combine des congés et du temps travaillé sur une même période.

Lorsqu'il a terminé de saisir les informations de toute une semaine, il doit ensuite cliquer sur "Valider la semaine", ce qui lui affiche un récapitulatif du nombre d'heures effectuées.

La validation des temps passés par le manager

Une fois les informations saisies par le salarié, celles-ci sont automatiquement transmises au responsable qui doit les valider.

Le salarié peut encore modifier ses heures si la validation n'a pas été réalisée.

Pour valider le pointage, le manager visualise dans un tableau les temps passés par ses équipes sur les chantiers.

Pour faciliter ses recherches, un filtre peut être appliqué sur :

• l’identité du salarié
• le service
• le portefeuille clients

Lorsqu’il valide une semaine pour un salarié donné, ces informations sont automatiquement transmises à la comptabilité qui peut les traiter.

Lorsqu'il constate une erreur, le manager peut éditer une fiche de pointage, pour ajuster le nombre d'heures par exemple.
Quel que soit votre projet applicatif sur-mesure, faites appel à une agence spécialisée dans la conception et le développement d’outils métiers intuitifs et efficaces.