Mission de conseil digital pour la préfecture de région de Normandie

Accompagner et conseiller les équipes dans la définition des besoins

Nous avons accompagné la PFRH dans toutes les phases de cadrage de leur projet de plateforme digitale RH. Cette mission a été réalisée courant 2021 et le projet a été restitué en fin d'année.

L’acronyme PFRH signifie “plate-forme régionale d'appui interministériel à la gestion des ressources humaines”. En tant que préfecture de région, les équipes viennent en appui aux équipes dans les régions pour toutes les actions liées à la gestion des ressources humaines. Cela concerne le personnel de tous les organismes ministériels en détachement de l'État au niveau des différentes régions de France.

La nécessité de digitaliser les processus RH avec une plateforme

La PFRH nous a sollicité dans le cadre d'un projet de réalisation d'une plateforme digitale qui permettrait à ses équipes d’accéder de manière centralisée et informatisée aux informations RH des différents corps d'État.

En effet, leurs équipes doivent faire face à une masse importante de contenus documentaires, fiche de poste, process... difficiles à trier et à exploiter. C'est pourquoi elles souhaitent développer une plateforme qui permette une meilleure gestion de toutes ces données. Cette approche permettrait également de simplifier les échanges entre les agents régionaux et la PFRH.

Par ailleurs, nous souhaitions proposer une interface graphique moderne et engageante grâce à des éléments graphiques travaillés spécifiquement pour ce client qui rendraient le travail quotidien des agents agréable et convivial.

Un cadrage de projet nécessaire avant la conception et réalisation de la plateforme

Avant de nous lancer dans la conception de l'application, nous avons suggéré à la PFRH de passer par une première phase d'intelligence collective dans le but de collecter les besoins, co-construire la solution et la prototyper avec les différents utilisateurs.

C’est pourquoi nous avons mené une première phase d’observation et d'intelligence collective pour mieux cerner toutes les problématiques rencontrées. Nous avons mené ensuite une phase de Test and Learn afin de concevoir des solutions attestées par les futurs utilisateurs.

Cette méthode de travail agile offre beaucoup plus de souplesse que s’il avait fallu envisager la plateforme dans sa globalité, dès le départ. Cela permet de développer des composants et de les tester au fur et à mesure, puis de les ajuster si nécessaire.

Cette approche itérative garantit également que chaque brique fonctionnelle correspond parfaitement aux besoins des utilisateurs finaux. Cela présente un avantage financier pour le client puisque tout ce qui est produit est utilisé.

Par ailleurs, les phases de tests sont facilitées puisque le découpage du projet en plusieurs phases permet de tester les briques fonctionnelles les unes après les autres.

Un accompagnement en plusieurs étapes pour bien cadrer les besoins

Le projet s'est déroulé en trois phases, avec des étapes de réflexion, de conseil, d'accompagnement et de pilotage réunissant un chef de projet et des membres de l’équipe RH de la préfecture de région, l’objectif final étant de trouver la solution la plus adaptée à la problématique rencontrée.

Nos partis-pris en matière de gestion de projets:

• Mobiliser l’intelligence collective pour faire grandir les individus tout en atteignant un objectif commun.
• Utiliser le Test and Learn pour concevoir rapidement des solutions à tester auprès des utilisateurs pour pouvoir les améliorer.
• Proposer aux intervenants une expérience ludique qui fait appel à des mécaniques de jeux enthousiasmantes.

Une phase d'observation pour bien comprendre les besoins

Durant cette phase, nous avons mené une série d'entretiens individuels avec quelques utilisateurs de la future plateforme pour aborder de manière détaillée leurs attentes et leurs besoins.

En complément, nous avons envoyé un questionnaire à un plus grand nombre de personnes pour comprendre leurs attentes et avoir une vision plus élargie du besoin. Les questions abordent le sujet de manière plus globale sans pour autant être trop nombreuses.

Cette analyse de l’existant a permis de déceler les points forts et faibles du système actuel et d’identifier les problématiques à résoudre.

La phase d'idéation réalisée par petits groupes de 5 à 10 personnes

Durant cette phase, nous avons réalisé des ateliers par petits groupes de personnes volontaires et motivées par le projet pour définir les besoins et objectifs de la future plateforme.

Ce format permet de brainstormer et de formaliser des solutions en sous-groupes, de prototyper les solutions en mode MVP (produit minimum viable), de présenter les solutions et d’obtenir des feedbacks.

En utilisant l’intelligence collective, nous avons co-créé une première version de la solution.

La phase de prototypage pour imaginer la plateforme

La première version est ensuite prototypée, c’est-à-dire construite rapidement puis testée auprès de la cible de façon à déceler les améliorations possibles.

Le prototypage de la solution choisie prend la forme d’une représentation graphique de la plateforme et de maquettes de la solution imaginée avec le groupe de travail.

Lors de la restitution du projet, nous avons livré au client les travaux effectués lors des ateliers ainsi qu’une analyse des données. Par ailleurs, nous avons listé nos recommandations en matière d’expérience utilisateur (UX) et partagé un plan d’actions pour la suite de la mise en œuvre de la plateforme.

Quel que soit votre projet digital, qu’il s’agisse d’une plateforme de gestion à destination de vos collaborateurs, d’un dispositif de gamification, d’un outil de simulation, d’une application mobile, de projets d'accompagnement au changement… Faites appel à une agence spécialisée dans la conduite de projets et dans le cadrage préalable à la réalisation de vos dispositifs engageants !