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Inside digiworks
Comme présenté lors de notre article précédent sur l’organisation du travail, nous sommes en recherche permanente d’améliorations dans notre organisation, dans l’objectif de concilier bien être et efficacité dans notre travail.
Cette fois, nous nous penchons sur les outils qui nous accompagnent au quotidien pour communiquer entre nous ou structurer nos projets.
Slack est l’application qui nous permet de mieux communiquer au sein de l’entreprise notamment à distance. A travers une interface intuitive, Slack est moins chronophage que les mails classiques. Que nous soyons en présentiel ou à distance, nous sommes tous en permanence connectés sur l’outil.
L’application s'articule autour de ce que l'on appelle des canaux. Les canaux sont des espaces de travail spécifiques pour centraliser les conversations et les partages de documents. Chaque canal correspond à un projet et s’adresse uniquement aux personnes concernées. Les canaux peuvent être publics ou privés. Finalement on peut dire que Slack est comme notre bureau virtuel qui renforce les liens entre les personnes, on y trouve même des canaux dédiés à notre veille, à l’organisation de soirées ou encore aux de blagues !
L'application étant créée pour faciliter le travail à distance, celle-ci dispose d'un service de vidéo-conférence. Il est donc tout à fait possible de réaliser des réunions virtuelles directement via l’interface. Slack propose aussi l'intégration de nombreuses applications tierces (ex : google agenda, drive, hubspot ou encore trello...).
Jira est un logiciel de suivi de projets qui nous permet de structurer la réalisation des projets de nos clients. À l'origine, Jira était conçu pour les développeurs, cependant, elle s'adresse aujourd'hui à d'autres cœurs de métier tels que les finances, le marketing ou encore les RH… Cet outil de gestion de projet est utilisé aussi bien pour le suivi dans la production d’une application que sa maintenance dans le temps.
Selon la méthode utilisée, un projet peut être découpé en sprints, epics, puis tickets. Le chef de projet peut ainsi attribuer des tickets à un membre de l’équipe, les prioriser, suivre l’avancement et les temps de réalisation.
Généralement, les tickets suivent le parcours suivant :
L'objectif de ce logiciel est donc de synchroniser l’équipe et son organisation via une interface simple et efficace. Selon les projets, nos clients ont parfois également accès à l’outil pour communiquer avec l’équipe et y intégrer leurs retours de tests.
Google workspace est notre suite logicielle cloud. Nous l’avons sélectionné afin de centraliser nos agendas, mails ou encore documents. Nous utilisons également Google Meet pour nos différentes visioconférences.
Premier avantage: la solution cloud nous permet de stocker les données à distance et ainsi de faciliter la transition présentiel/télétravail. Cela nous évite de devoir installer des machines physiques dans nos locaux, de les maintenir, etc…
Nous avions un NAS dans nos locaux il y a quelques années, mais malgré un système de redondance, nous avions eu quelques soucis de données. De plus, aucune solution n’était aussi performante qu’un service externalisé pour la synchronisation des données avec une équipe décentralisée.
Grâce à notre agenda google, il devient beaucoup plus simple de convenir d’un créneau horaire pour une réunion. Le google workspace permet de créer des agendas collaboratifs ou encore de partager son planning avec les autres membres de l’entreprise.
L’intégration complète nous permet de gagner beaucoup de temps : tous nos documents sont stockés sur le Drive et nous pouvons y travailler en collaboration, les droits sont ouverts à chacun en fonction des équipes (communication, développement, graphisme), nos agendas intègrent les liens Google Meet directement, etc..
Le maître mot : efficacité
Bien que cette externalisation puisse poser parfois des questions sur la propriété des données, nous y trouvons une très grande efficacité :
Bien entendu il n’y a pas d’outils parfaits, notre objectif permanent est de trouver le bon compromis dans les outils que l’on utilise : simplicité, efficacité et contrôle des données. Bien que nous utilisons ces outils, nous avons par exemple plusieurs serveurs en propre qui nous permettent de stocker des projets ou des données que nous ne souhaitons pas externaliser. Et la réflexion est permanente… Alors n’hésitez pas à nous faire part de vos bonnes pratiques !
